Slik bygde vi Dividendly: et verktøy for papirarbeidet i vårt eget britiske selskap

Problemet alle som driver et britisk Ltd-selskap kjenner

Driver du et aksjeselskap i Storbritannia og tar ut inntekten din som utbytte, slik mange styremedlemmer (directors) gjør av skattemessige grunner, kjenner du papirarbeidet som følger med.

Hver gang du tar ut utbytte, sier veiledningen fra GOV.UK om å ta ut penger av et aksjeselskap at du må:

• holde et styremøte for å vedta (declare) utbyttet
• føre protokoll fra møtet, selv om du er eneste styremedlem
• lage et utbyttebilag for hver utbetaling, gi en kopi til hver aksjonær som får utbytte, og ta vare på en kopi i selskapets arkiv
• ikke betale ut mer i utbytte enn selskapets tilgjengelige overskudd fra inneværende og tidligere regnskapsår

Det siste punktet er selskapsrett: Etter section 830 i den britiske Companies Act 2006 kan et selskap bare dele ut midler av overskudd som er tilgjengelig for utdeling.

I praksis hopper mange over trinn, snekrer sammen et Word-dokument eller betaler regnskapsføreren for å gjøre det hver gang. Ingen av delene er en god løsning.

Slik var det for oss også. Som britisk aksjeselskap tok vi ut utbytte jevnlig, og det var tungvint å lage riktige dokumenter hver gang. Det var lett å gjøre feil, og det tok mye mer tid enn det burde. Så vi bygde en løsning.

Dette gjør Dividendly

Dividendly er laget for styremedlemmer i britiske aksjeselskaper. Verktøyet lager utbyttebilag og tilhørende dokumenter som oppfyller kravene, raskt og riktig, uten at du må involvere regnskapsføreren for hver utbetaling.

Det tar seg av:

• Utbyttebilag: den formelle dokumentasjonen hver aksjonær skal ha.
• Styreprotokoller: dokumentasjonen av styrets vedtak om å dele ut utbytte.
• Flere aksjonærer eller styremedlemmer: for selskaper med mer enn ett styremedlem eller mer enn én aksjeklasse.

Hele jobben tar noen minutter i stedet for store deler av en ettermiddag.

Derfor åpnet vi det for andre

Da Dividendly fungerte for oss, var det tydelig at andre styremedlemmer i britiske aksjeselskaper hadde det samme problemet. Verktøyet gjorde allerede jobben, så vi gjorde det tilgjengelig for dem.

I dag brukes det av stadig flere styremedlemmer i britiske selskaper. Blant dem er konsulenter, frilansere, byråeiere og småbedriftseiere som tar ut utbytte og vil ha papirarbeidet i orden.

Hvem det passer for

Dividendly er mest nyttig hvis du:

• er eneste styremedlem og eneste aksjonær i et britisk aksjeselskap
• har et lite styre og en håndfull aksjonærer
• tar ut mesteparten av inntekten som utbytte i stedet for lønn
• vil følge kravene fra det britiske skattevesenet (HMRC) uten å betale regnskapsføreren for rutinedokumenter
• er lei av å lete etter en mal for utbyttebilag hvert kvartal

Bygget slik vi bygger for kunder

Dividendly er ett av noen få verktøy vi har bygget for egne behov, ikke etter en kundebrief. Det viser hvordan vi jobber: finn et reelt problem, bygg en ryddig løsning og lanser den.

Vi jobber på samme måte i kundeprosjekter: Shopify-butikker, digitale produkter og verktøy. Se hva vi bygger for merkevarer på Shopify, eller les mer om Think Commerce og hvordan vi jobber.

Har du et britisk Ltd-selskap, kan du prøve Dividendly. Det er den typen verktøy som har tjent seg inn første gang du bruker det. Og har du en Shopify-butikk eller et produkt du vil få bygget, kan du ta kontakt og fortelle oss om det.